科技查新流程全解析

引言

在科技飞速发展的今天，科技查新作为一项重要的工作，对于科研项目的立项、成果鉴定等环节都有着至关重要的作用。它能够帮助科研人员了解相关领域的研究现状，避免重复研究，确保科研项目的创新性和可行性。根据《科技查新技术规范》，各单位的科技查新流程虽存在一定共性，但也可能因具体情况有所差异。接下来，我们将以西南信息中心查新中心的科技查新流程为例，为大家详细介绍科技查新的全过程。

一、科技查新委托与受理

科技查新的第一步便是委托与受理环节，这一环节是整个查新工作的基础，直接关系到后续工作的顺利开展。在这个过程中，查新机构需要对委托单的内容进行严格审核。首先，要查看委托单的填写是否符合查新要求，包括各项信息是否完整、准确，有无遗漏或错误。这就好比建造房屋，基础打得牢固，后续的工作才能更加顺利。

接着，对查新内容进行初步筛查。这就像是在众多的物品中筛选出我们真正需要的东西。查新机构要判断查新内容是否属于现有技术，或者是否包含多个技术主题。如果是现有技术，那么查新的意义就会大打折扣；而如果包含多个技术主题，可能会增加查新的难度和复杂性，需要进一步与委托人沟通确认。

对于不符合查新要求的资料，查新机构会协助委托人进行修改。这一过程需要查新人员与委托人密切配合，确保委托人提供的资料具有完整性、真实性和准确性。因为只有真实准确的资料，才能为后续的查新工作提供可靠的依据。

最后，确定查新员和审核员。查新员是整个查新工作的执行者，他们需要具备丰富的专业知识和查新经验，能够准确地理解委托人的需求，并运用各种检索工具和方法进行查新工作。审核员则负责对查新工作的过程和结果进行审核，确保查新报告的质量和准确性。他们就像是查新工作的“把关人”，为查新结果的可靠性保驾护航。

二、科技查新检索

科技查新检索是科技查新工作的核心环节，它需要在一定的时间内完成。国内查新一般要求在 5 个工作日内完成，国内外查新则需要 8 个工作日。在这个环节中，查新员需要进行一系列细致而复杂的工作。

（一）检索课题分析

查新员首先要根据委托人填写的查新委托书以及提供的查新项目相关材料，对查新项目的查新点和科学技术要点进行深入分析。这就像是在茫茫大海中寻找目标，需要准确地把握查新项目的关键信息。通过分析，查新员要充分了解待检索的内容，并从中提炼出能够表达检索需求的检索词。同时，还要找到合适的检索信息源，各数据库是主要的信息源，查新员需要根据查新项目的特点选择合适的数据库进行检索。

（二）检索策略制定

制定检索策略是检索工作的关键步骤，它需要在准确表达查新委托人的信息需求的同时，尽量节约时间。在制定检索策略时，查新员需要从多个方面进行考虑。

首先，要分析查新委托人的信息要求，确立明确的检索目标。就好比航海时确定目的地，只有目标明确，才能朝着正确的方向前进。

其次，选择检索系统和数据库。在选择检索系统时，需要考虑其功能、提供的数据库以及易用性等因素。不同的检索系统和数据库具有不同的特点和优势，查新员需要根据查新项目的需求进行选择。

然后，对检索项目进行概念分析。查新员会在分析检索项目的主题类型和主题结构的基础上，对具有检索意义的主题概念进行提炼和取舍。这就像是从一堆矿石中筛选出有价值的金属，需要查新员具备敏锐的洞察力和判断力。

接着，选择检索词。所选的检索词要保证全面性、专指性和一致性。全面性是指检索词要能够涵盖查新项目的所有相关信息；专指性是指检索词要准确地表达查新项目的特定内容；一致性是指检索词在不同的检索工具和数据库中要保持一致，避免出现歧义。

再然后，构造检索式。编制检索式的要求非常严格，它要准确反映检索提问的主题内容，适应所查数据库的索引体系和检索用词规则，同时还要符合检索系统的功能及限制条件的规定。这就像是编写一段精确的代码，每一个字符都不能出错。

最后，编制具体检索程序。这是将检索策略付诸实践的具体步骤，查新员需要按照既定的策略和规则，有条不紊地进行检索操作。

（三）检索结果评价与调整

查新员在完成检索后，会根据检索结果的数量对其进行评价和调整。如果检出的记录文献太少，说明检索范围可能过窄，需要扩大检索范围，以获取更多的相关文献。这就像是在一个小池塘里捕鱼，鱼太少了，就需要到更大的水域去寻找。而如果检出的记录文献过多，说明检索策略可能不够精准，需要优化检索策略，缩小检索范围，提高检索结果的针对性。这就像是在一堆沙子里找金子，沙子太多会增加寻找的难度，需要把沙子筛选掉，只留下可能含有金子的部分。

三、科技查新报告撰写与审核提交

科技查新报告的撰写与审核提交工作包含在检索时间内完成，这一环节是对整个查新工作的总结和呈现。

（一）科技查新报告撰写与提交步骤

1. 索取文献原文：根据检索结果和阅读的需要，查新员会索取文献原文。这就像是为了了解一本书的内容，需要拿到这本书的原版。只有获取了文献原文，才能对其进行深入的分析和研究。
2. 文献分类与比较：对索取得到的文献，查新员会根据查新项目的科学技术要点，将其分为密切相关文献和一般相关文献。然后，将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，并草拟查新报告。这就像是将不同的物品进行分类和对比，找出它们之间的异同点。
3. 聘请查新咨询专家：在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家。这些专家就像是经验丰富的导师，能够为查新工作提供专业的意见和建议。
4. 审核员审核：审核员会根据《科技查新规范》和相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。他们会仔细检查每一个环节和每一个数据，确保查新报告的准确性和可靠性。
5. 查新员填写报告：查新员根据审核意见，填写查新报告。这是一个将查新工作成果以文字形式呈现出来的过程，需要查新员认真负责，确保报告内容的清晰、准确。
6. 签字盖章：查新员和审核员在查新报告上签字，加盖“科技部西南信息中心查新中心报告专用章”。这就像是给查新报告盖上了一个“权威认证”的印章，使其具有法律效力。
7. 编号与日期填写：查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写“查新完成日期”。编号便于对查新报告进行管理和查询，日期则记录了查新工作的完成时间。
8. 附件整理：最后，查新员要整理查新报告附件。附件是查新报告的重要组成部分，它能够为查新结果提供更多的支持和证明。

（二）科技查新报告内容

科技查新报告内容采用科学技术部 2000 年规定的格式，包括项目名称（中英文名称）、项目目的与范围、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员和审核员声明、附件清单、备注等。这些内容涵盖了查新项目的各个方面，是对查新工作的全面总结和呈现。

（三）科技查新报告提交

科技查新报告内容撰写完成后，会将还未签章的科技查新报告呈递给委托人进行文字校对，让委托人确认是否需要修改基础信息。这就像是在交付一件作品之前，先让客户进行检查和反馈。验收完毕后，委托人可以直接获取签章电子报告，并且查新机构会及时邮寄纸质报告。这样，整个科技查新报告的提交工作就完成了。

四、科技查新的文件归档

每一个查新项目完成后，相关材料都需要进行归档保存。该项目的查新员负责收集、整理这些材料，并按照年度设置报告编号进行归档入库。文件归档是科技查新工作的最后一个环节，它能够为今后的查新工作提供参考和借鉴，同时也便于对查新工作进行管理和监督。就像是将珍贵的物品妥善保存起来，以便日后随时取用。通过文件归档，我们可以更好地总结经验教训，不断提高科技查新工作的质量和水平。